Jokaisella yrityksen sulkemistilanteella on erilaisia yksityiskohtia. Liiketoiminnan tyyppi määrää, mitä toimia sinun, asiakkaidesi tai tavarantoimittajien on ryhdyttävä ennen kuin yritys sulkeutuu lopullisesti. Jos haluat kehittää tarpeitasi vastaavan räätälöidyn kirjeen, aloita mallikirjeestä ja muokkaa sanamuotoa vastaamaan erityistilanteesi yksityiskohtia.
Liiketoiminnan päätöskirjemallit
Jos johdat yrityksen sulkemisprosessia, voi olla tarkoituksenmukaista lähettää kirjeitä asiakkaillesi ja toimittajillesi. Näille yleisöille tarkoitetut kirjeesimerkit ovat täällä. Pääset jokaiseen malliin napsauttamalla vastaavaa kuvaa. Jokainen malli on muokattavissa oleva PDF-dokumentti, joka voidaan tallentaa ja tulostaa tarpeen mukaan. Katso tästä tulostettavien oppaasta apua asiakirjojen käsittelyssä.
Asiakasilmoitus
Tämä malli on suunniteltu lähetettäväksi asiakkaille ilmoittamaan heille yrityksen sulkemisesta. Tämän tyyppisen kirjeen lähettäminen on erityisen tärkeää, jos asiakkaiden on noudettava tavaroita toimipisteestäsi tai ryhdyttävä muihin toimenpiteisiin ennen kuin yritys lopettaa toimintansa.
Ilmoitus toimittajalle
Käytä tätä kirjettä ilmoittaaksesi tavarantoimittajille, että organisaatiosi lopettaa toimintansa. Varmista, että ilmoitat riittävän ajoissa loppulaskutuksen, maksun ja mahdollisten keskeneräisten asioiden ratkaisemiseksi.
Syitä kirjoittaa liiketoiminnan lopettamiskirje
Kun olet päättänyt sulkea yrityksesi, ei ole suositeltavaa vain ripustaa "suljettu" kyltti ovellesi. On parasta ilmoittaa sulkemisesta asiakkaillesi ja toimittajillesi virallisella kirjeellä. He ovat olleet keskeisiä toimijoita liiketoiminnassasi ostamalla tuotteitasi ja palveluitasi ja toimittajien tapauksessa tarjoamalla sinulle tuotteita ja palveluita, jotka ovat olleet tärkeitä liiketoimintasi kann alta. Yhtenä viimeisistä asiakaspalvelutoimistasi sinun on annettava heille ennakkovaroitus, että yrityksesi ei ole enää saatavilla.
Yrityksen lopetuskirje on erinomainen tapa luoda ammattimainen loppu nykyiselle liikesuhteellesi ja selittää toimenpiteet, jotka asiakkaiden ja toimittajien on ryhdyttävä. Tällaisten kirjeiden lähettäminen osoittaa vilpitöntä yritystä kommunikoida niiden kanssa, joiden kanssa organisaatiosi on harjoittanut liiketoimintaa, ja mukautua niihin. Se voi myös auttaa varmistamaan, että kaikki asiat käsitellään ennen sulkemista, mikä voi auttaa estämään mahdollisten oikeudellisten ongelmien syntymisen tiellä.
Sulkemisilmoituksen ajoitus
Ei ole olemassa tiukkaa sääntöä siitä, milloin sinun on lähetettävä yrityksen päättämiskirje. Todellinen postipäivämäärä riippuu useista tekijöistä.
Asiakkaat
Haluat, että erikoisasiakkaasi kuulevat sinulta yrityksesi sulkemisesta, ei huhujen tai suljetun oven löytämisen kautta ilman ennakkoilmoitusta. Ilmoittautuminen vahvistaa asiakkaillesi sitä, että pidät heitä erityisinä ja antaa heille mahdollisuuden tehdä tarvittavat lopulliset liiketoimet kanssasi.
Yleensä harkitse sulkemisilmoituskirjeen lähettämistä tai kirjeen kopion lisäämistä kuukausilaskuun vähintään 30 päivää ennen sulkemispäivää. Palveluyrityksen, kuten kuivapesulan tai korjaamon, on annettava asiakkaille riittävästi aikaa tulla hakemaan tavaransa. Vähittäiskauppa haluaa luultavasti jättää paljon aikaa myyntiin varastonsa pienentämiseksi, sillä yrityksen päätöskirje julkaistaan ennen myynnin alkamista.
Toimittajat
Yleensä on parasta ilmoittaa toimittajille aikomuksestasi sulkea vähintään 60 päivää ennen viimeistä toimintapäivääsi. Tämä antaa tarpeeksi aikaa tilien selvittämiseen ja sulkemiseen.
Erityinen huomiointi tulevaisuuden suunnitelmissa
Jos olet myymässä yritystä ja aiot avata siihen liittyvän uuden yrityksen välittömästi sen jälkeen, sinun kannattaa minimoida näiden kahden välinen aika. Voit esimerkiksi lykätä yrityksen sulkemiskirjeen lähettämistä juuri ennen sulkemispäivää, jos olet myymässä taloudenhoitofranchisingia ja avaamassa oman siivouspalvelusi.
Mitä kirjeessäsi kommunikoi
Yrityksen lopettamiskirjeen tärkeimmät tavoitteet ovat selkeästi ilmaista yrityksen sulkemisen yksityiskohdat ja kiittää vilpittömästi lukijaa hänen yrityksestään tai palvelustaan. Näiden kirjeiden ei tarvitse olla pitkiä ollakseen tehokkaita. Kirjeen tulee:
- Kerro lukijalle päivämäärä, jolloin yritys suljetaan
- Ilmoita lukijalle kaikesta, mitä hänen on tehtävä (kuten noutaa kuivapesu, maksaa erääntynyt lasku tai tulla myyntiin)
- Kerro lukijalle, mihin hänen kysymyksensä tulee suunnata
- Kiitos asiakasta tai toimittajaa liiketoiminnastaan
Kirjeessä ei tarvitse antaa syytä, miksi yritys suljetaan. Jos syynä on hyvä uutinen, kuten omistajan eläkkeelle jääminen, voit päättää sisällyttää syyn kirjeeseen. Muuten on yleensä parasta keskittää kirje lukijalle tärkeisiin aiheisiin, kuten siihen, mitä hänen tulee tehdä ja mihin mennessä.
Ylläpidä suhdetta
Yrityssuhde kannattaa aina jättää positiiviseen sävyyn. Vaikka et koskaan aio enää tavata henkilöä tai työskennellä hänen kanssaan, on parasta olla avulias, positiivinen ja vilpitön yrityksen päättämiskirjeissä. Ammattitaitosi helpottaa yrityksen sulkemista ja voi antaa sinulle etulyöntiä, jos tulevaisuuden liiketoimintasuunnitelmasi johdattavat työskentelemään samojen henkilöiden kanssa tulevaisuudessa.
