Kun työntekijä ilmoittaa eroavansa, voi olla vaikea tietää mitä sanoa. Esimiehet ovat usein yllättyneitä, kun työntekijä irtisanoutuu, joten on tärkeää, että he ovat valmiita reagoimaan asianmukaisesti, kun työntekijä jättää eroilmoituksen tai ilmoittaa jättävänsä työnsä.
Mitä sanoa, kun työntekijä eroaa?
Ei ole vain yhtä oikeaa tapaa vastata, kun joku lopettaa työnsä. Monin tavoin se, mitä sinun pitäisi sanoa, vaihtelee tilanteen ja yrityksesi politiikkojen ja menettelytapojen mukaan. Mitä tahansa, on tärkeää vastata siviili- ja ammattimaisella tavalla.
Alkuvastausvaihtoehdot
Kun työntekijä ilmoittaa eroavansa, ole valmis vastaamaan hänen lausuntoonsa välittömästi, rauhallisesti ja viileästi. Esimerkkejä sopivista alkuvastauksista ovat:
- Ikävä kuulla.
- Kiitos kun kerroit minulle.
- Olen yllättynyt kuullessani, että olet lähdössä.
Älä sano mitään, mikä voitaisiin tulkita negatiiviseksi, tuomitsevaksi tai halventavaksi. Vältä reagoimasta tavalla, joka viittaa siihen, että otat henkilön päätöksen lopettaa henkilökohtaisesti.
Pyydä kirjallista ilmoitusta
Useimmat yritykset vaativat kirjallisen eroilmoituksen. Jos työntekijällä ei ole kirjettä, pyydä sellainen ensimmäisen lausuntosi jälkeen. On parasta saada kirjallinen ilmoitus, kun työntekijä ilmoittaa lähtevänsä. Se voidaan kirjoittaa käsin, lähettää sinulle sähköpostitse tai nopeasti kirjoittaa ja tulostaa. Irtisanoutumiskirjeessä on yksinkertaisesti oltava päivämäärä, ilmoitus siitä, että työntekijä päättää erota, ja millainen henkilö odottaa viimeisen työpäivänsä olevan.
Pyydäksesi kirjallista erokirjettä voit sanoa:
- Olen iloinen, että kerroit minulle, vaikka yrityksen käytäntö edellyttää kirjallista erokirjettä. Onko sinulla sellainen valmiina?
- Jos sinulla ei ole erokirjettä, laaditaan se nyt. Tässä on muistilehtiö, jota voit käyttää.
- HR pyytää kopion erokirjeestäsi. Näen, että sinulla on puhelin mukanasi. Haetko sähköpostisi ja kirjoitat vain pikaviestin, joka vahvistaa keskustelumme ja lähetätkö sen minulle?
Valmistaudu vastaamaan kysymyksiin, mukaan lukien siihen, kuinka paljon irtisanomisaikaa yritys odottaa, kun työntekijä eroaa. Katso yrityksen työntekijöiden käsikirjasta lopullinen vastaus, jos olet epävarma.
Hyväksy eroaminen
Ellei ole olemassa sopimusta, joka estäisi työntekijää irtisanoutumasta, ilmoita hänelle, että hyväksyt hänen irtisanoutumisensa. Kerro heille, että sinä tai HR-edustaja otat yhteyttä viimeistelläkseen heidän organisaatiosta poistumisensa yksityiskohdat, kun olet käynyt oikeat kanavat läpi.
Seurantakysymykset
Voit kysyä muutaman kysymyksen yrittääksesi ymmärtää, miksi henkilö on päättänyt lähteä. Esimerkkejä sopivista kysymyksistä ovat:
- Oletko valmis kertomaan, mikä sai sinut eroamaan?
- Tapahtuiko jotain erityistä, joka sai sinut päättämään lähteä?
- Haluaisitko kertoa, mitä aiot tehdä seuraavaksi täälläolosi päätyttyä?
Älä pakota työntekijää saamaan vastauksia. Työntekijä ei ole velvollinen kertomaan työnantajalle, miksi hän eroaa tai mitä hän aikoo tehdä seuraavaksi. Älä myöskään kysy liikaa. Jos työntekijä näyttää haluttom alta jakamaan, jätä se rauhaan. On mahdollista, että joku HR-tiimistä kysyy samanlaisia kysymyksiä henkilön poistumishaastattelussa.
Toivota heille hyvää
Lopeta keskustelu kohteliaasti ilmaisemalla kiitosta ja toivottamalla heille hyvää. Esimerkki:
- Kiitos kovasta työstäsi sinä aikana, jonka olet ollut täällä. Onnea menestystä jatkossakin.
- Kiitos, että kerroit minulle henkilökohtaisesti. Arvostan huomioitasi ja toivon sinulle kaikkea hyvää.
- Sinua tullaan kaipaamaan. Onnea menestystä millä tahansa urapolullasi.
Eteenpäin työntekijän eroamisen jälkeen
Kun työntekijän irtisanoutuminen on hyväksytty, on aika keskittyä siirtymiseen. Hanki oikea henkilöstö hoitamaan irtisanomisen paperityöt ja -menettelyt, mukaan lukien HR ja tietotekniikkatiimi. Sijaisen etsiminen on aloitettava, ja muille työntekijöille on ilmoitettava asiasta. Hyvän työntekijän eroaminen ei ole asia, jota kukaan johtaja ei halua kohdata. Kun olet valmis käsittelemään tätä mahdollisuutta, voit käsitellä työntekijän irtisanoutumisen ammattitaidolla ja armolla.
