Jos organisaatiosi saa kaikenlaista rahoitusta, kiitoskirjeen lähettäminen on pakollista. Suhteiden vahvistaminen lahjoittajien kanssa lähettämällä kiitoskirje ei ainoastaan auta turvaamaan tulevaa rahoitusta, vaan antaa lahjoittajalle tavan tietää, että arvostat heidän tukeaan. Kirjeet toimivat myös muistiinpanona lahjasta, ja niitä voidaan usein käyttää verotuksessa.
Tulostettavat lahjoituskiitoskirjeet
Monet organisaatiot saavat lahjoituksia erilaisiin tehtäviinsä ympäri vuoden. Liitteenä olevat tulostettavat kiitoskirjeet voi tallentaa työpöydällesi tai tulostaa ja käyttää tarpeen mukaan. Ne voivat toimia hyödyllisenä oppaana valmisteltaessa oman organisaatiosi kiitoskirjeitä ja hyödyllisiä kiitettäessä lähetystyötäsi tukeneita. Jos tarvitset apua kirjeiden lataamisessa, katso nämä hyödylliset vinkit.
Lahjoittajalahjoitus kiitoskirje
Yksi alkeellisimmista ja ehkä käytetyimmistä lahjoitusten kiitoskirjeistä on kiitoskirje rahalahjoituksesta. Liitteenä olevan kiitoksen rahalahjoituskirjeestäsi voit lähettää heti, kun olet vastaanottanut hyväntekeväisyyslahjoituksen. Se pohjimmiltaan kiittää lahjoittajaa heidän panoksestaan ja jättää oven avoimeksi tuleville yhteyksille. Sitä voidaan käyttää myös verotustarkoituksiin, ja se toimii ennätyksenä panoksestasi.
Sponsorointikiitoskirje
Toinen yleinen lahjoitusmuoto on sponsorointi. Monet yritykset ja yksityishenkilöt päättävät sponsoroida erityistä tapahtumaa ja osallistua siihen taloudellisesti. Liitteenä olevan kiitoskirjeen sponsorointikirjeestä voi lähettää niille, jotka ovat sponsoroineet järjestönne tapahtumaa. Tämän tyyppisessä kirjeessä kerrotaan lahjoituksen määrä sekä mahdolliset edut, jotka annetaan vastineeksi sponsoroinnista, kuten liput sponsoroitavaan tapahtumaan tai tunnustus.
Osallistujakiitoskirje
Erikoistapahtuman jälkeen organisaatiot lähettävät kiitoskirjeitä tapahtumaan osallistuneille. Liitteenä oleva kiitos osallistumisesta erityistapahtumaan voi lähettää kaikille hyväntekeväisyysetuuksiin osallistuneille ja siihen rahaa lahjoittaneille. Tämän tyyppisessä kirjeessä tulee olla tapahtuman päivämäärä ja se, mikä osa lahjoituksesta on verotuksessa vähennyskelpoista. Siinä voi myös mainita mahdolliset tulevat tapahtumat ja sitä voidaan käyttää verotuksessa.
Yrityspanos Kiitoskirje
Muista kiittää kaikkia yrityksiä, jotka lahjoittavat asiallesi. Oheisen yrityksen kiitoskirjeen voi lähettää yrityksille, jotka ovat lähettäneet lahjoituksen organisaatiollesi. Se on loistava tapa organisaatiollesi ilmaista arvostusta ja toimittaa yritykselle asiakirja lahjoituksesta.
Kiitoskirjeen perusanatomia
Kun tarkastelet erilaisia lahjoituskirjemalleja, muista, että kaikkien kirjeiden tulee sisältää samat perustiedot. Joitakin huomioitavia seikkoja ovat:
- Luo henkilökohtainen yhteys työhösi.
- Näytä lahjoittajalle, miten hänen varojaan käytetään.
- Luo visio tehtävällesi.
- Anna vilkaisu siitä, minne olet menossa.
Jos aiot yhdistää kiitoskirjeen kuittiin, varmista, että liität myös kaikki tiedot, jotka on oltava hyväntekeväisyyslahjoituskuittissa.
Vinkkejä luovan lahjoituksen kirjoittamiseen kiitoskirjeet
Kiitoskirjeet lahjoituksista voivat olla joko muodollisia ja asiallisia tai hauskoja ja luovia riippuen organisaatiosi tarkoituksesta ja kirjeen vastaanottajista. Jos esimerkiksi lähetät yrityssponsoreille kiitosta syöpätutkimuksen varainkeruusta, sinun kannattaa olla muodollisempi. Jos kuitenkin lähetät kiitosta yritysten sponsoreille nuorisourheiluohjelmasta, voit tehdä niistä hieman hauskempaa. Tunne brändisi ja yleisösi ja päätä sitten, millainen luovuus on sopivaa.
Käytä hauskaa teemaa
Hauskan yritysteeman käyttäminen voi auttaa lahjoituskirjettäsi erottumaan joukosta, koska se tuntuu yhtenäiseltä, liittyy ainutlaatuiseen tapahtumaasi tai organisaatioosi ja on ikimuistoinen niille, jotka saattavat saada paljon vakiokirjeitä. Valitse organisaatioosi tai tapahtumaasi sopiva teema, kuten tassunjäljet eläinsuojalle. Sisällytä teema suunnitteluun, muotoon, fonttiin, sanamuotoon, kirjekuoriin ja postimerkkeihin (jos mahdollista), jotta saat koordinoidun ja mieleenpainuvan ilmeen.
Go Beyond Basic White Paper
Ohita tavallinen kopiopaperi ja anna lahjoituskirjellesi ainutlaatuinen ilme hauskoilla paperisuunnitteluvaihtoehdoilla.
- Käytä paperia, joka on samanvärinen kuin logosi, jotta se on helppo tunnistaa sinulta.
- Lisää vesileimalogo kirjaimen taustalle visuaalisen houkuttelevuuden lisäämiseksi muodollisesti.
- Luo kirjaimen ympärille viileä reunus, kuten pieniä käsihymiöitä, kuten peukku ylös, taputus ja sormella osoittaminen hiljaisena kiitollisuuden eleenä.
- Valitse värilliset kirjekuoret, jotka eroavat kirjepaperistasi.
Ole luova toimituksen avulla
Kirjeesi ei tarvitse olla spektaakkeli, jos toimitusviestisi on sellainen. Tee kirjeen vastaanottamisesta ikimuistoinen valitsemalla harvinaisempia toimitustapoja.
- Käytä paperin taittotekniikoita, kuten origamia, kirjainten taittamiseksi luoviin muotoihin ennen niiden jakamista henkilökohtaisesti.
- Jokainen kirje toimitetaan laulavana sähkeenä.
- Laita kirjeet ohuisiin lahjarasiaan tai muuhun hauskaan astiaan ennen toimitusta.
- Sisällytä mukaan yritysmagneetti, ilmainen kuponki tai muu pieni, yksinkertainen ilmaislahja, joka putoaa pois, kun he avaavat kirjeen, jotta he voivat pitää sinut mielessäsi ympäri vuoden.
- Kiinnitä kirje nauhalla, jotta se näyttää kutsuv alta lahj alta.
Muokkaa jokainen kirjain
Varmista, että kirjeesi tuntuvat henkilökohtaisemm alta kuin muotokiitoskirje lisäämällä mukautettuja elementtejä jokaiselle vastaanottajalle.
- Allekirjoita jokainen kirjain käsin erivärisellä kynällä.
- Lisää valokuva vastaanottajasta, joka on vuorovaikutuksessa yrityksesi tai tapahtumasi kanssa.
- Työskentele yhdessä muiden työntekijöiden kanssa kirjoittaaksesi käsin jokainen kirje kokonaisuudessaan.
Rakenna positiivisia lahjoittajasuhteita
Oikeilla kiitoskirjeillä voit rakentaa lahjoittajiin vuosia kestäviä suhteita. Kirjeen vastaanottajat voivat kertoa, kuinka vilpitöntä kiitoksenne ovat ulkoasun ja sanamuodon perusteella, joten käytä paljon aikaa ja vaivaa tehdäksesi niistä todella harkittuja.
