Internal Revenue Service (IRS) W-9-lomake on nimeltään "Veronmaksajan tunnusnumeroa ja todistusta koskeva pyyntö". Tämä IRS-asiakirja on suunniteltu keräämään perusverotietoja tietyiltä veronmaksajilta, jotka voivat olla yksityishenkilöitä tai yrityksiä.
Lomakkeen W-9 tarkoitus
Ensinnäkin W-9 tarjoaa yritykselle perustiedot veronmaksajista, joiden kanssa se harjoittaa liiketoimintaa. Sen avulla he voivat ilmoittaa veronmaksajalle IRS:lle suoritetuista palveluista maksetun summan. Yhdysv altain kansalaisten ja maassa asuvien ulkomaalaisten henkilöiden, yritysten, säätiöiden ja muuntyyppisten yritysten, joiden tuloista ei pidätetä ennakonpidätystä, on täytettävä W-9, kun taas ulkomaalaisten tai ulkomaalaisten henkilöiden on täytettävä lomake W-8.
Jos veronmaksaja ei täytä ja palauta W-9:ää tai antaa virheellisen tai puutteellisen veronmaksajan tunnusnumeron (TIN), kaikki veronmaksajalle maksetut varat voidaan joutua varaennakonpidätykseen. Tässä tilanteessa yritys pidättäisi 28 % veronmaksajille kuuluvista tuloista ja lähettäisi pidätetyn osan verottajalle. Tämä on liittov altion viraston tapa varmistaa, että asianmukaiset verot maksetaan, vaikka veronmaksajaa ei tunnistettaisi oikein.
Milloin W-9s vaaditaan?
Yrityksen on saatava W-9 kaikilta yksityishenkilöiltä tai yrityksiltä, joista sen on lähetettävä tietoilmoitus IRS:lle. Esimerkiksi yrityksen, joka palkkaa itsenäisen urakoitsijan suunnittelemaan yrityksen uuden verkkosivuston, on todennäköisesti lähetettävä 1099-MISC-lomake IRS:lle ilmoittaakseen, kuinka paljon se maksoi verkkosuunnittelijalle.
Täydellisen 1099-MISC:n arkistointia varten yritys tarvitsee urakoitsijan tunnistetiedot – nimi, TIN-tunnus, osoite ja niin edelleen. Yrityksen on kerättävä urakoitsij alta W-9-lomake saadakseen nämä tiedot. Vastaavasti yritykset pyytävät usein W-9-lomakkeita yritystoimittajilta, jotta heillä on tiedot, joita he tarvitsevat raportoidakseen liiketoimintakulunsa IRS:n edellyttämällä tavalla.
W-9-ennätysten säilyttäminen
Kuten useimpien veroasiakirjojen kohdalla, yritysten tulee säilyttää kopiot kaikista W-9-lomakkeista vähintään kolmen vuoden ajan viimeisen veroilmoituksen jättämisen jälkeen (tai ilmoituksen eräpäivästä, jos myöhempi). Yllä olevassa esimerkissä, jos yritys teki sopimuksen web-suunnittelijan kanssa vuonna 2017 ja hän sai työnsä valmiiksi ennen vuoden loppua, yrityksen tulee säilyttää W-9-lomake vähintään 16. huhtikuuta 2021 asti (olettaen, että yritys on jättänyt 2017 veroilmoitus 15.4.2018).
W-9-lomakkeen täyttäminen
Varsinainen W-9 on melko lyhyt ja suhteellisen suoraviivainen. Se koostuu kolmesta pääosasta: henkilötiedot, TIN-tunnus ja varmenne.
Henkilötieto-osio yksityishenkilöille
Rivillä 1 yksittäisten veronmaksajien on ilmoitettava nimensä veroilmoituksessaan. Vaikka yksityisten elinkeinonharjoittajien on teknisesti yrityskokonaisuus, niiden on annettava oma virallinen nimensä tähän kohtaan.
Yksittäiset yrittäjät toistavat nimensä toisella rivillä, joka vaatii "Yrityksen nimeä tai huomioimattoman yksikön nimeä". Täällä he sijoittavat koko nimensä ja kirjaimet DBA, joka tarkoittaa "liiketoimintaa", jota seuraa yrityksen kuvitteellinen nimi, jos sellainen on. Jos esimerkiksi John Smith olisi Speedy Plumbingin ainoa omistaja, hän täyttäisi ensimmäisen rivin nimellä John Smith ja toisen rivin nimellä John Smith DBA Speedy Plumbing.
Seuraavaksi veronmaksaja tarkistaa nimirivien alla olevan "Yksityishenkilö/yksittäinen h altija" -ruudun. Verovelvollisen on ilmoitettava myös postiosoitteensa riveillä 5 ja 6. Asiakkaan tiedot voivat olla lomakkeen oikealla puolella tällä alueella, mutta eivät ole pakollisia.
Yritysten henkilötiedot
Yritysten tai muiden tahojen on laitettava virallinen nimensä (täsmälleen sellaisena kuin se on heidän veroilmoituksessaan) riville 1. Jos yrityksellä on myös toiminimi tai DBA, se menee riville 2.
Seuraavaksi veronmaksaja valitsee ruudun, joka kertoo, kuinka toimija on luokiteltu sen juridisen rakenteen perusteella. Sinun on määritettävä, onko yhteisö C-yhtiö, S-yhtiö, kumppanuus, osakeyhtiö (LLC) jne.
Jos yritys on yhden jäsenen LLC, valitse "Yksityishenkilö/yksinomistaja" -ruutu "LLC" -ruudun sijaan. LLC:t, jotka ovat valinneet vaihtoehtoisen verotusmuodon (esim. LLC, joka on valinnut tulla verotetuksi S-yhtiönä), kirjoittavat veroluokituskoodin LLC-valintaruudun viereiseen tilaan lomakkeen ohjeiden mukaisesti.
Yhteisön pääpostiosoite on ilmoitettava riveillä 5 ja 6. Asiakkaan osoite voidaan myös lisätä postiosoite-osion oikealla puolella olevaan tilaan, mutta se ei ole pakollista.
Poikkeukset
Useimmat veronmaksajat jättävät rivin 4 kohdat tyhjiksi. Ensimmäinen välilyönti rivillä 4 osoittaa, että veronmaksaja on vapautettu varaennakonpidätyksestä. Yksityishenkilöt ja yksityiset elinkeinonharjoittajat eivät lähes koskaan vapauteta varaennakonpidätyksestä, mutta tietyissä tilanteissa yritykset ovat vapautettuja. Maksunsaajan koodit ja olosuhteet on lueteltu W-9:n kolmannella sivulla. jos täytät jommankumman näistä ehdoista, kirjoitat oikean koodinumeron rivin 4 ensimmäiseen tilaan.
FATCA-osio rivillä 4 koskee vain, jos toimitat W-9:n ulkomaiselle rahoituslaitokselle ja olet vapautettu FATCA-raportoinnista. Tarkista siinä tilanteessa W-9-lomakkeen kolmannella sivulla oleva koodi- ja syyluettelo nähdäksesi, oletko kelvollinen, ja sijoita asianmukainen koodikirjain rivin 4 FATCA-tilaan. Jos olet epävarma, kysy lomaketta pyytävältä rahoituslaitokselta, pitäisikö sinun täyttää tämä kohta.
Tilinumeron tiedot
Henkilötietoosion viimeinen rivi viittaa 'tilinumeroihin'. Tässä veronmaksaja luettelee kaikki tilit, jotka heillä on IRS:ssä maksaakseen takaisin veroja tai ennakkomaksuja odotettavissa olevista verovelvoitteista. Nämä tiedot ovat valinnaisia, ja ne tulee yleensä jättää tyhjäksi.
Veronmaksajan tunnusnumero (TIN)
TIN-osio on täytettävä riippumatta siitä, onko verovelvollinen yksityishenkilö, yksityinen elinkeinonharjoittaja vai yritys.
- Yksityishenkilöt merkitsevät sosiaaliturvatunnuksensa lomakkeen oikealle puolelle niille varattuihin kohtiin.
- Yksinyrittäjät ja yhden jäsenen LLC:t voivat käyttää joko sosiaaliturvatunnustaan tai työnantajan tunnusnumeroaan (EIN), vaikka veroviranomainen suosii sosiaaliturvatunnusta.
- Vaikka tietty henkilö olisi vastuussa kokonaisuudesta, muun tyyppiset yritysyksiköt sijoittavat EIN-numeronsa niille varattuihin tiloihin.
Sertifiointiosasto
Tässä osiossa verovelvollinen allekirjoittaa lomakkeen ja vahvistaa, että sen sisältämät tiedot pitävät paikkansa. Väärien tietojen toimittamatta jättäminen tai tietoinen ilmoittaminen johtaa veronmaksajaan seuraamuksia.
W-9-yhteensopivuus
Oletpa itsenäinen urakoitsija tai yritys, joka tarjoaa palveluita asiakkaalle tai jos olet yritys, joka palkkaa yksityishenkilöitä tai yrityksiä tarjoamaan palveluja, W-9-lomakkeet ovat tärkeitä verosäännösten kann alta. Pyydä ammattiapua pätevältä veroasiantuntij alta, jos sinulla on erityisiä olosuhteita tai et ole varma, täytyykö sinun täyttää tai pyytää tämä lomake.
