Yritysjärjestöt luottavat vapaaehtoisten anteliaisuuteen. Jos haluat lahjoittaa aikasi ja kykysi tarkoitukseen, johon uskot, harkitse kirjeen lähettämistä, jossa pyydät toimimaan vapaaehtoisena. Vapaaehtoisrooleja koskevat saatekirjeet ovat samanlaisia kuin työhakemusten saatekirjeet muutamalla säädöllä. Käytä tässä annettua vapaaehtoisen hakemuskirjettä lähtökohtana tehokkaan oman kirjeen luomiseen.
Näyte vapaaehtoisen saatekirjemalli
Voit käyttää vapaaehtoishakemuksen kirjemallia napsauttamalla alla olevaa kuvaa. Kirje avautuu PDF-tiedostona erilliseen välilehteen tai ikkunaan (riippuu tietokoneesi asetuksista). Käytä tätä tulostettavaa opasta, jos tarvitset apua asiakirjan kanssa. Napsauta mitä tahansa asiakirjan kohtaa muuttaaksesi tekstiä tarpeidesi mukaan. Kun olet tehnyt muutokset, tallenna ja/tai tulosta asiakirja.
Voit myös katsoa muutamia muita saatekirjeesimerkkejä ennen kuin viimeistelet vapaaehtoisen tilaisuuspyyntökirjeen.
Parhaat käytännöt vapaaehtoisten hakukirjeille
Tee kirjeestäsi erottuva noudattamalla parhaita käytäntöjä erinomaisen saatekirjeen kirjoittamiseen. Tärkeimmät vinkit tämäntyyppisen liikekirjeen kirjoittamiseen ovat:
- Osoita kirje tietylle yhteyshenkilölle yleisen "ketä se saattaa koskea" tervehdyksen sijaan. (Soita organisaatioon ja kysy, kenen yhteyshenkilön tulisi olla.)
- Käytä tavallista liikekirjeen muotoa.
- Varmista, että kirjeen sävy on sopiva ammattiviestintään.
- Tee selväksi, että haet vapaaehtoistyötä etkä palkkatyöpaikkaa.
- Selitä, miksi olet kiinnostunut vapaaehtoistyöstä tässä organisaatiossa.
- Kerro millaista vapaaehtoistyötä haluaisit tehdä ryhmässä.
- Korosta, mikä saa sinut tekemään tällaista työtä.
- Sisältää ansioluettelosi tai luettelon pätevyyttäsi korostavista taidoista.
- Kysy, miten edetä pyrkiessäsi vapaaehtoiseksi.
- Liitä mukaan puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi.
- Lopeta kirje sopivalla liikekirjeellä.
- Oikolue tarkasti ja varmista, että kirje on hyvin kirjoitettu eikä siinä ole kielioppivirheitä.
- Pidä kirjaa lähettämistäsi vapaaehtoisten hakukirjeistä ja ota yhteyttä puhelimitse tai sähköpostilla muutaman viikon sisällä, jos et saa vastausta.
Vapaaehtoistyötä pyytävän kirjeen lähettäminen
Voit lähettää painetun vapaaehtoisen saatekirjeen postitse tai toimittaa sen käsin järjestön toimistoon. Voit myös lähettää saatekirjeen sähköpostitse, jos sinulla on yhteyshenkilön sähköpostiosoite, joka voi olla saatavilla organisaation verkkosivuilla. Jos käytät sähköpostia, voit lähettää PDF-tiedoston liitteenä tai kopioida tekstin sähköpostin tekstiosaan. Joillakin organisaatioilla on sähköisen viestinnän käytännöt, jotka kieltävät työntekijöitä avaamasta tuntemattomista lähteistä lähetettyjä liitteitä, joten on mahdollista, että vastaanottaja lukee todennäköisemmin viestisi ilman liitettä. Muista käyttää aiheriviä, joka osoittaa, että viesti sisältää vapaaehtoisen tilaisuuden pyynnön.
