Jos hoidat varainkeruuta voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle, sinun on usein lähetettävä kirjeitä mahdollisille lahjoittajille. Kirjeet ovat tärkeitä luotaessa suhteita lahjoittajiin ja muistuttamaan niitä, jotka ovat aiemmin avokätisesti tukeneet asiaasi, harkitsemaan lahjoittamista uudelleen. Käytä näitä näytelahjoituskirjeitä inspiraation saamiseksi! Jos tarvitset apua mallien lataamisessa, katso nämä hyödylliset vinkit.
Peruslahjoituskirjemalli
Organisaatiot lähettävät valituskirjeitä vuosittain. Vetoomuksia käytetään usein tuomaan suuria rahasummia organisaation ohjelmien tukemiseen ja uusien pyrkimysten laajentamiseen. Peruslahjoituskirjeessä kerrotaan organisaatiosta, kampanjan tavoitteesta sekä siitä, miksi lahjoituksia tarvitaan. Peruslahjoituskirjemallia voidaan käyttää organisaation vuosittaisessa vetoomuksessa, ja se voidaan räätälöidä niin, että se sisältää tarkoitukseesi liittyviä yksityiskohtia.
Erityistilanteen varainhankintapyyntö
Joskus organisaatio voi lähettää lahjoituspyynnön erityistilanteeseen. Tämä luova lahjoituspyyntökirje on suunniteltu kiinnittämään mahdollisten lahjoittajien huomio, jotka saattavat olla kiinnostuneita rahoittamaan erityistilannetta. Tässä tapauksessa juhlitaan organisaation vuosipäivää, mutta kirjettä voidaan muokata erilaisiin tilanteisiin. Kun kirjoitat tämäntyyppistä kirjettä, käytä ainutlaatuista lähestymistapaa tai kulmaa innostaaksesi toimintaan.
Ohjelmakohtainen pyyntö
Joskus sinun täytyy pyytää lahjoittajia antamaan rahaa tietyn ohjelman rahoittamiseen. Jos olet tekemässä tällaista varainkeruuprojektia, harkitse tämän ohjelmakohtaisen lahjoituspyyntömallin muokkaamista houkutellaksesi mahdollisia asiakkaita kurkottamaan taskuihinsa ohjelman kustannusten kattamiseksi.
Erikoistapahtuman promootiokirjeesimerkki
Kun keskityt myymään lippuja erityistapahtuman varainkeruutapahtumaan, saatat huomata, että jotkut lahjoittajat vastaavat todennäköisemmin perinteiseen kirjeeseen kuin sähköpostiviestiin tai kutsukorttiin. Käytä tätä erityistä tapahtumapromootiomallia inspiraation saamiseksi, jos sinun täytyy luoda tällainen kirje.
Huutokauppakohteen lahjoituspyyntömalli
Erikoistapahtuman järjestäminen on organisaatiolle loistava tapa tuoda suuria summia varoja. Monet organisaatiot sisällyttävät live- tai hiljaisen huutokaupan osaksi tapahtuman toimintaa. Kirje on usein ensimmäinen ilmoitus, jonka yksityishenkilöt ja yritykset saavat tapahtuman järjestämisestä. Kirjeessä mainitaan, millaisia huutokaupan esinelahjoituksia tarvitaan, sekä tiedot tulevasta tapahtumasta. Käytä liitteenä olevaa huutokaupan kohteen lahjoituskirjemallia kerätäksesi lahjoituksia huutokaupassa käytettäväksi.
Esimerkkikirkon lahjoituskirje
Varojen keräämiseksi vuosittain monet kirkot pyytävät jäseniltään tukea. Tätä kirkon varainkeruukirjettä voidaan käyttää seurakunnan vuosittaiseen kampanjaan. Tämän kirjeen kohdeyleisönä ovat kirkon jäsenet. Samank altaisia kirjeitä voidaan lähettää myös jäsenille pyytääkseen rahoitusta tiettyihin ohjelmiin tai aloitteisiin.
Vuotuinen varainhankintakampanja
Kaikki vuotuiset rahanjakokampanjat eivät tietenkään ole tarkoitettu seurakunnille. Jos työskentelet toisenlaisessa voittoa tavoittelemattomassa järjestössä ja haluat ottaa yhteyttä mahdollisiin lahjoittajiin kirjeitse, harkitse tämän vuosittaisen rahastokirjeen mallin käyttämistä lähtökohtana edustamaasi organisaatiota koskevan mukautetun version luomiseen. Vaihtoehtoisesti saatat löytää jonkin näistä isoista kampanjakirjaimista sopivammaksi tilanteeseesi.
koulun varainhankintakirje
Kirjeitä lähetetään usein lasten vanhemmille, jotka ovat oppilaita tietyssä koulussa. Koska kouluissa on erilaisia varainkeruutapahtumia ympäri vuoden, vanhemmille otetaan usein yhteyttä tuen saamiseksi. Tämän mallin koulun varainkeruukirjeen voi lähettää vanhemmille siinä toivossa, että he osoittavat tukensa lähettämällä rahalahjoituksen, vapaaehtoistyöntekijänä tai lahjoittavat jonkin esineen käytettäväksi osana varainkeruua.
Vapaaehtoistyöaikapyyntö
Organisaatioiden on usein rekrytoitava vapaaehtoisia auttamaan heitä, jos heillä on pulaa henkilöstöstä tai heillä on erityistarpeita, ja monet ihmiset haluavat lahjoittaa aikaansa tai palvelujaan rahan sijaan. Tätä vapaaehtoistyöajan lahjoituspyyntömallia voidaan käyttää, kun haet vapaaehtoisia auttamaan organisaatiotasi erilaisissa projekteissa ja tehtävissä.
Sähköpostilahjoitusmalli
Jos haluat ottaa yhteyttä mahdolliseen lahjoittajaan epävirallisesti, käytä tätä sähköpostilahjoituspyyntömallia inspiraationa. Tämä malli on täydellinen lähetettäväksi niille, jotka ovat aiemmin suostuneet tukemaan asiaasi tai jotka tuntevat pyrkimyksesi.
Esimerkki joululahjoituskirjeestä
Joillakin hyväntekeväisyysjärjestöillä on erityisiä lahjoituspyyntöjä lomakauden aikana. Jos ryhmäsi valmisti esimerkiksi loma-aterioita vähävaraisille henkilöille tai perheelle, saatat joutua kirjoittamaan kirjeen, jossa pyydät rahaa ostaaksesi ruokaa loma-aterioita varten, joita organisaatiosi tarjoilee tai toimittaa. Tai saatat tarvita kirjeen, jossa pyydetään lomaan liittyvää taloudellista tukea muuntyyppisiin ohjelmiin.
Lahjoituskirjeen muotovinkkejä
Lahjoituskirjeet ovat välttämättömiä kaikille organisaatioille, jotka haluavat kerätä varoja, joten jokaisen varainhankinnassa työskentelevän on osattava kirjoittaa kirje, jossa pyydetään lahjoituksia tai sponsorointia. Olitpa kirjoittamassa kirjettä yksityishenkilölle tai yritykselle, on tärkeää sisällyttää kaikki tarvittavat tiedot tämäntyyppiseen pyyntöön. Parhaat varainhankintakirjeet noudattavat asianmukaista liikekirjemuotoa ja sisältävät seuraavat elementit:
- Organisaatiosi logo, nimi, postiosoite, puhelinnumero ja verkkosivusto
- Henkilökohtainen tervehdys (Jos tiedät mahdollisen lahjoittajan nimen, käytä sitä. Jos et, käytä jotain esimerkiksi Dear Friend of XYZ.)
- Syy, miksi pyydät varoja
- Suora, selkeä lahjoituspyyntö.
- Ilmoita kuinka kiitollinen olet vastaanottaessasi heidän lahjoituksensa
- Tunnusta vastaanottajan aiemmat lahjoitukset
- Toimintakehotus
- Yhteystiedot
Erikoisvoiteet
Haluat tehdä kirjeestäsi erottuvan ja tulla huomatuksi. Koska monet organisaatiot lähettävät vetoomuksia, on tärkeää tehdä vetoomuksistasi helppolukuinen ja houkutteleva. Et halua, että omasi päätyy roskakoriin tai pinoon jonkun pöydällä. Joitakin erityisiä huomioitavia asioita ovat:
- Persoonallisuuden lisääminen kirjeeseen on loistava tapa saada se huomioiduksi. Voit tehdä siitä henkilökohtaisemman allekirjoittamalla sen käsin. Voit myös lisätä käsin kirjoitetun huomautuksen kirjeen alaosaan.
- Lahjoituskirjeet tulee tulostaa organisaatiosi kirjelomakkeelle ja laittaa kirjekuoreen, jonka etupuolella on selkeästi organisaation palautusosoite.
- Jatkopuhelu voi lisätä persoonallisuutta ja muistuttaa mahdollisia lahjoittajia siitä, että heidän panoksensa ovat erittäin tarpeellisia ja arvostettuja.
- Ota vihdoinkin käyttöön järjestelmä lahjoitusten seurantaa varten. Tämä auttaa sinua luomaan kiitoskirjeitä ja helpottaa seuraavan tarjouskirjekierroksen valmistelua.
Muuta mallikirjeet tilanteeseesi
Lahjoituspyyntökirjeen laatu voi auttaa määrittämään, onko mahdollinen lahjoittaja kiinnostunut lahjoittamaan organisaatiollesi. Käytä liitteenä olevia mallikirjeitä, joissa haetaan lahjoituksia, jotta voit pyytää erilaisia lahjoituksia järjestöllesi. Räätälöi jokainen malli organisaatiosi tarpeiden mukaan. Pyysitpä sitten sponsorointia tai muun tyyppisiä lahjoituksia yrityksiltä tai yksityishenkilöiltä, muista aina seurata saamaasi lahjoitusta kiitoskirjeellä tai jopa puhelulla.