Järjestätpä erikoistapahtumaa voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle tai muun tyyppistä tapahtumaa, kirje on loistava tapa antaa tietoja henkilöille, jotka on kutsuttu osallistumaan. Käytä tässä annettuja esimerkkikutsukirjeitä auttamaan sinua pääsemään alkuun. Valitse tarpeitasi vastaava versio napsauttamalla vastaavaa kuvaa. Napsauta mitä tahansa muokattavan PDF-muokkauksen kohtaa, tulosta ja tallenna sitten tarpeen mukaan. Käytä tätä tulosteopasta, jos tarvitset apua asiakirjojen kanssa.
Kutsukirjeesimerkki hyväntekeväisyystapahtumaan
Tämä versio on ihanteellinen kutsuihin erityistapahtumien varainkeruutilaisuuksiin, koska se on määritetty sisältämään tietoa siitä, miten tapahtuman tuotto käytetään yhteisössä tai edistämään hyväntekeväisyyttä.
Kutsukirjemalli erikoistapahtumiin
Tämä malli sopii parhaiten sosiaalisiin, liike- tai perhetapahtumiin. Sitä voidaan käyttää esimerkiksi kutsujen luomiseen palkintoseremonioihin tai juhliin, yritystapahtumiin, koulutusohjelmiin, perhejuhliin, koulutapahtumiin ja muihin tapahtumiin.
Erikoistapahtumakutsukirjeen kirjoitusvinkkejä
Kun kirjoitat kutsukirjettä erityiseen tapahtumaan, muista, että tavoitteesi on kannustaa kutsumiasi ihmisiä. Kirje tulee muotoilla vakuuttavalla tavalla, joka herättää lukijan huomion ja innostaa toimintaan.
- Kerro selkeästi kutsun nimi, tarkoitus ja miksi vastaanottaja kutsutaan.
- Jos kyseessä on hyväntekeväisyystapahtuma, täsmennä, miten kerätyt varat käytetään jonkin asian hyväksi.
- Jaa tietoa siitä, miten osallistuminen hyödyttää yksilöä.
- Liitä mukaan tiedot siitä, miten voit vastata, sekä sen tekemisen määräaika.
- Käytä asianmukaista liikekirjeen muotoa.
- Lopeta kirje toimintakehotuksella ja asianmukaisella lopetuksella.
- Varmista, että kirje on hyvin kirjoitettu, ytimekäs ja vakuuttava.
- Oikolue tarkasti varmistaaksesi, ettei siinä ole kirjoitus- ja muita virheitä.
Onnistunut tapahtuma
Jos järjestät erityistä tapahtumaa, kirje voi olla hyvä väline kutsua vieraita. Voit lähettää sen tavallisella postilla, sähköpostilla tai molemmilla. Haluat ehkä myös lähettää henkilökohtaisen puhelun tai online-kutsun. Kun otat yhteyttä niihin, jotka on kutsuttu tapahtumaasi useita kertoja useammassa kuin yhdessä muodossa, saatat huomata, että saat paremman vastausprosentin ja enemmän osallistujia kuin jos käyttäisit vain yhtä lähestymistapaa. Osallistumisen lisääminen hyvin kirjoitetun kirjeen ja asianmukaisen seurannan avulla voi luoda pohjan onnistuneelle tapahtumalle ja vapauttaa aikaasi keskittyä muihin tapahtumasuunnittelun näkökohtiin.