Pitäisikö sinun kirjoittaa maksupyyntökirje? Yhteydenotto asiakkaisiin ja laskujen pyytäminen erääntyneiksi on epämiellyttävää, mutta yrityksiä omistavien ja johtavien ihmisten on varmasti tehtävä silloin tällöin. Voit käyttää tässä annettua kirjemallia napsauttamalla alla olevaa kuvaa. Asiakirja avautuu PDF-tiedostona, jota voit muokata, tallentaa ja tulostaa tarpeen mukaan. Käytä tätä Adobe Printables -opasta, jos tarvitset apua tämän asiakirjan käytössä.
Pyydä saldosumman maksua
Käytä tätä mallia, jos haluat kirjoittaa erääntyneen saldon maksupyyntökirjeen.
Ennakkomaksupyyntökirje asiakkaalle
Käytä tätä mallia tilanteessa, jossa asiakas on tehnyt kanssasi sopimuksen sellaisten tuotteiden tai palveluiden toimittamisesta, joista vaaditaan ennakkomaksu.
Request Letter for Payment Release
Käytä tätä mallikirjettä aloituskohtana pyytäessäsi vapauttaa maksu, joka on pidätettynä sulkupankissa tapahtuman suorittamisen jälkeen.
Kirjoitusvihjeitä maksupyyntökirjeeseen
Vaikka sinun tulee säätää mallin tiedot vastaamaan tilannettasi, on tärkeää käyttää asianmukaista sävyä ja varmistaa, että asiakirja on muotoiltu ammattimaisesti.
Käytä sopivaa sävyä
Kun lähetät kirjettä asiakkaalle tai asiakkaalle, joka pyytää maksua, on tärkeää kertoa mielipiteesi mahdollisimman selkeästi ja säilyttää samalla positiivinen, ammattimainen sävy. Älä lähetä ensimmäistä tai toista pyyntöä, joka on niin negatiivinen, että asiakas kokee olevansa hyökätty. Jos sävy on liian ankara, asiakkaasta saattaa tuntua, ettei ole mitään järkeä yrittää jatkaa suhdetta yritykseesi. Kun näin tapahtuu, on olemassa riski, että asiakas päättää olla maksamatta laskua, koska hän ei ole kiinnostunut suhteen säilyttämisestä.
Käytä ammattimaista muotoilua
Käytä yrityksen kirjelomakkeita ja tavallista liikekirjeen muotoa, jos lähetät maksupyyntökirjeen postitse tai faksilla. Yrityksesi kirjeenvaihtomenettelyistä riippuen voi myös olla hyväksyttävää, että lähetät kirjeen sähköpostitse. Jos näin on, on parempi sisällyttää kirje sähköpostiviestin tekstiosaan liitetiedoston sijaan. Sähköpostiviestille ei tarvitse luoda kirjelomakemallia, mutta sinun tulee sulkea viestintä virallisella yrityksesi sähköpostin allekirjoituksella.
Seuraa
Jos lähetät maksupyyntökirjeen erääntyneelle tilille, etkä saa vastaanottaj alta vastausta 30 päivän kuluessa, harkitse seuraavan puhelun soittamista. Kuten kirjeenkin kohdalla, on asianmukaista säilyttää positiivinen sävy. Yritä puhua suoraan laskun maksamisesta vastaavan henkilön kanssa ja vahvista kirjeen vastaanottaminen. Jos pystyt keskustelemaan vastuuhenkilön kanssa, tarjoa luottokorttimaksun käsittelyä puhelimitse tai verkossa. Jos ei, kysy milloin voit odottaa saavasi maksun. Merkitse päivämäärä muistiin ja lähetä maksuviivästyskirje.
Lisätoiminnot kokoelmaan
Jos maksua ei vastaanoteta sovitulla tavalla, sinun on siirrettävä tili seuraavaan vaiheeseen yrityksesi maksuhäiriöisten tilien hallintamenettelyssä. Jos lasku jää maksamatta pidemmäksi aikaa, tulee tulevien perintäkirjeiden sävyä olla tiukempi ja ne luovutetaan tarvittaessa perintätoimistolle. Vaikka on varmasti olosuhteita, joissa lopulliset perintätoimet on suoritettava, niin ei ole suositeltavaa tehdä niin ennen kuin olet käyttänyt kaikki mahdolliset keinot ratkaista maksuviivästys sovinnollisesti. Ennen kuin olet todella valmis lähettämään tilin perintään tai ryhtymään oikeustoimiin, älä mainitse tällaisia toimia maksupyyntökirjeenvaihdossa ihmisten tai yritysten kanssa, joiden tilit ovat erääntyneet.