Vaikka kaikkiin yrityskonferensseihin kuuluu yleensä useita puhujia, jotka keskustelevat osallistujia kiinnostavista aiheista, parhaat tapahtumat sisältävät erilaisia aktiviteetteja. Varmista, että seuraava suunnittelemasi tapahtuma on menestys sisällyttämällä siihen vaihtoehtoja, jotka vetoavat kaikkiin kohdeyleisön segmentteihin.
Keynote Speakers
Keynote-puhujat voivat houkutella konferenssin osallistujia. Nämä ovat yleensä yleisiä istuntoesityksiä, mikä tarkoittaa, että muita puhujia ei pidä istuntoja samaan aikaan. Aiheet ovat yleensä tavallista ammatillisen kehityksen hintaa pidemmät, ja ne tarjoavat inspiraatiota tai ainutlaatuisia oivalluksia. Vaikka pääpuhujat voidaan ajoittaa milloin tahansa, he ovat usein varattu konferenssin ensimmäiselle ja viimeiselle istunnolle.
Tapahtuman koosta ja budjetista riippuen jotkin ryhmät valitsevat pääpuhujiksi julkkiksia tai muita korkean profiilin henkilöitä. Esimerkiksi Dan Rather oli HR Floridan pääpuhuja vuonna 2016, ja Malala Yousafzai puhuu Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo -tapahtumassa. Pienemmät organisaatiot varaavat usein paikallisia julkkiksia tai motivoivia puhujia näihin istuntoihin. Voit löytää pääpuhujia sellaisista organisaatioista kuin National Speakers Association tai Big Speak.
Breakout Sessions
Breakout-sessiot ovat koulutusohjelmia, joita järjestetään koko päivän yrityskonferenssitapahtumissa. Useampi kuin yksi istunto on ajoitettu samaan aikaan, jotta osallistujat voivat valita useista eri aiheista, jotta he voivat mukauttaa aikatauluaan tietyssä määrin. Harkitse alasi menestyneiden ammattilaisten, alan konsulttien ja kouluttajien, v altion virastojen edustajien ja muiden asiantuntijoiden varaamista pääpuheenvuoroihin. Harkitse puhujakutsun järjestämistä organisaatiosi verkkosivustolla kannustaaksesi osallistumisesta kiinnostuneita ihmisiä jättämään ehdotuksia.
Piirtopuhujia suunniteltaessa on tärkeää tarjota laaja valikoima aiheita ja jakaa aiheet niin, että ihmiset voivat todennäköisesti osallistua ohjelmiin, jotka vetoavat heidän kiinnostukseensa. Jos sinulla on esimerkiksi kaksi kirjanpitoon liittyvää puhujaa, ajoita ne eri aikoina, jotta kirjanpidosta eniten kiinnostuneilla on mahdollisuus osallistua molempiin. Tarjoa samanaikaisesti hyvin erilaisia aiheita, kuten markkinointia tai asiakaspalvelua, jotta myös kirjanpidosta kiinnostuneilla osallistujilla on paljon valinnanvaraa.
Aivoriihi-istunnot
Yksi konferensseihin osallistumisen suurimmista eduista on mahdollisuus tavata ja kommunikoida samanhenkisten ammattilaisten kanssa. Harkitse esityslistalla olevan ajan varaamista tiettyihin aiheisiin liittyviin aivoriihiin. Voit esimerkiksi sulkea pois muutaman välipalautuksen pyöreän pöydän keskusteluiksi osallistujien kann alta tärkeistä kuumista aiheista. Vaihtoehtoisesti voit määrittää paikan aulassa istuma-alueita, jotka on varattu erityisiä kiinnostuksen kohteita käsitteleville keskusteluille eri aikoina koko päivän. Osallistujat, jotka ovat kiinnostuneita saamaan lisätietoja siitä, mitä muut ajattelevat nimetyistä aiheista, arvostavat mahdollisuutta osallistua johonkin tämän k altaiseen.
Vähittäismyynti
Konferensseissa on usein kannettavia vähittäiskauppoja, joista osallistujat voivat ostaa sponsorijärjestön tarjoamia merkkituotteita, kuten t-paitoja, kyniä, portfolioita ja paljon muuta. Näissä vähittäismyyntipisteissä on tyypillisesti myös tilaisuudessa puhuvien kirjailijoiden kirjoittamia kirjoja. Jos ryhmäsi ei pysty investoimaan suureen määrään varastoa, tarjoa vain muutama näytetuote, joita osallistujat voivat tilata tapahtumaan, jotta voit toimittaa ne kotiin tai toimistoon. He todennäköisesti arvostavat sitä, ettei tarvitse kantaa mukana tai pakata tavaroita kotiin vietäväksi, joten saatat huomata, että myyt vielä enemmän tällä tavalla.
Kirjakyltit
Kirjailijoista puheen ollen, kirjoja julkaisseille puhujille on hyvä ajoittaa kirjan signeeraukset tapahtuman aikana. Yleensä on parasta järjestää tietyn kirjailijan kirjan signeeraus heti henkilön puheen jälkeen, koska osallistujat, jotka ovat innoissaan henkilön esityksestä, voivat mennä suoraan signeeraustilaisuuteen ostaakseen allekirjoitetun kirjan. Tämä voi auttaa ryhmääsi lisäämään kirjojen myyntiä, ja se tekee myös tilaisuuden puhumisesta erityisen houkuttelevan kirjailijoita.
Trade Show
Useimpiin yrityskonferensseihin sisältyy messutilaisuus, jossa varataan alue, jolle myyjät ja sponsorit voivat pystyttää maksua vastaan osastot esittelemään tuotteitaan ja palveluitaan. Messuihin osallistumiseen liittyvistä maksuista kertyvät rahat voivat auttaa kattamaan koko tapahtuman järjestämiskulut ja myös suunnitteluorganisaation ansaitsemaan tuloja toimintansa tukemiseksi.
Joissakin konferensseissa messut ovat avoinna koko ajan, kun taas toisissa näytteilleasettajan osasto on osallistujien käytettävissä vain silloin, kun istunnot eivät ole käynnissä. Jokaiselle näytteilleasettajalle on osoitettu erityinen osastotila, jossa he pystyttävät esityksiään mainostamaan tuotteitaan ja palveluitaan. He määräävät tiimin jäseniä henkilökuntaan kopeissa ja ovat vuorovaikutuksessa osallistujien kanssa. Suurin osa jakaa tuotekirjallisuutta ja tarjoaa jonkinlaista lahjaa (yleensä myynninedistämislahjoja tai välipaloja) sekä kerää osallistujilta yhteystietoja käytettäväksi jatkossa markkinointitarkoituksiin.
Hiljainen huutokauppa
Jos konferenssisi on merkittävä varainkeruu sponsoriryhmälle tai muulle yhdistykselle, harkitse hiljaisen huutokaupan järjestämistä. Tämä tarkoittaa lahjoitettujen esineiden keräämistä, joista osallistujat voivat tehdä tarjouksen tietyn ajan konferenssin aikana. Kun tarjous sulkeutuu, korkeimman tarjouksentekijä kustakin tuotteesta "voittaa" - mikä tarkoittaa, että hän ostaa tuotteen. Osallistujilla on hauskaa shoppailla ja kilpailla, varsinkin jos he saavat loistavia tarjouksia, ja organisaatio saa lisätuloa tapahtumasta.
Ruoka: Ateriat ja välipalat
Ruoka on tärkeä osa mitä tahansa konferenssitapahtumaa! On mahdollista, että joudut ostamaan aterioita ja välipaloja kongressikeskuksesta, hotellista tai muusta tapahtumapaikasta. Aamulla kannattaa suunnitella kevyt aamiainen, jos tapahtuma alkaa aikaisin päivällä, lautas- tai buffetlounas ja iltapäivän välipala. Joihinkin tapahtumiin kuuluu myös ilta-ateriat yhtenä tai useampana iltana, varsinkin jos kyseessä on palkintoseremonia tai erityinen illan pääesitys.
Varmista ruokalistaa tilatessasi, että sinulla on laaja valikoima vaihtoehtoja erityisruokavaliorajoitusten huomioimiseksi. Jos tarjoat buffetvaihtoehtoja, varmista, että tarjolla on vaihtoehtoja ihmisille, jotka eivät voi (tai eivät halua) syödä gluteenia, sokeria, vehnää, pähkinöitä tai lihaa. On myös suositeltavaa tarjota vaihtoehtoja niille, jotka noudattavat vegaanista elämäntapaa. Jos tarjoat lautasruokia, anna osallistujien valita ateriat, jotka sopivat heidän ruokailutottumuksiinsa. Yksi tapa tehdä tämä on lisätä ilmoittautumislomakkeeseen osio, jossa osallistujat voivat määrittää ruokavaliorajoituksia tai tehdä erikoistilauksia.
Aloitusvastaanotto
Harkitse konferenssin ensimmäisenä iltana aloitusvastaanottoa, joka keskittyy osallistujien sitouttamiseen tapahtumaan ja tukijoiden (myyjien ja sponsorien) edistämiseen. Ajatuksena on järjestää hauska tapahtuma, johon ihmiset odottavat osallistumista ja joka antaa heille mahdollisuuden seurustella muiden osallistujien kanssa jäsennellyllä tavalla.
Nämä vastaanotot järjestetään usein messukerroksessa, jolloin osallistujat saavat ensisilmäyksen näytteilleasettajista rennossa ympäristössä, jossa tarjoillaan ruokaa ja juomia. Tämä luo lisäarvoa myyjille ja sponsoreille, jotka maksavat näytteilleasettajien osastoista, koska näillä vastaanotoilla on yleensä runsaasti konferenssin osallistujia.
Löydät todennäköisesti sponsorin, joka takaa tämäntyyppisen tapahtuman kustannukset vastineeksi myynninedistämispalkkiosta. Jos aiot tarjoilla alkoholia vastaanotossa, harkitse kullekin osallistujalle tietyn määrän juomalippuja, jotta he voivat saada muutaman juoman ilmaiseksi. Tämä auttaa hallitsemaan kustannuksia ja minimoimaan myös muita mahdollisia vastuuongelmia. Ruoasta tai muista juomista ei pitäisi periä maksua.
Sosiaaliset yhteydet
On hyvä idea sisällyttää muita epävirallisia tapoja, joilla osallistujat voivat olla yhteydessä toisiinsa ja seurustella rennossa tavalla. Voit esimerkiksi sisällyttää tweetupin, jonka avulla ihmiset voivat olla yhteydessä hauskaan miksi ja samalla parantaa tapahtuman näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa. Valitse tapahtumalle virallinen hashtag, jotta osallistujat voivat jakaa kokemuksiaan verkossa.
On myös hyvä idea, että osallistujat voivat ilmoittautua osallistumaan ryhmätapahtumiin, jotka he maksaisivat itse, kuten ruokailut tietyissä ravintoloissa, puhujien tai tekijöiden kanssa, joiden töitä korostetaan tapahtumassa, tai tutustua paikallisiin nähtävyyksiin. Tämä on erityisen hyödyllistä ihmisille, jotka eivät ole läsnä muiden tuntemiensa ihmisten kanssa, koska se tarjoaa heille tavan tutustua muihin osallistujiin ja osallistua paikalliseen alueeseen ilman, että heidän tarvitsee lähteä ulos yksin.
Viihde
Viihde voi olla loistava lisäominaisuus suuriin konferensseihin, erityisesti niihin, jotka kestävät useita päiviä. Jotkut monipäiväiset konferenssit sisältävät työajan jälkeisiä tapahtumia, kuten konsertteja, komediaesityksiä tai juhlia, joihin osallistujat voivat osallistua. Osallistujien sisäänpääsy tulisi sisällyttää tapahtuman yleiseen rekisteröintimaksuun, vaikka sinun pitäisi luultavasti myös sallia heidän ostaa lisälippuja vain viihteeseen keskittyvään osioon. Näin liikematkailijat, jotka tuovat mukanaan ystäviä tai perheenjäseniä, voivat ottaa matkakumppaninsa mukaan tämäntyyppisiin tapahtumiin.
Treeniryhmät
Voi olla vaikeaa pysyä ajan tasalla harjoitusrutiineissasi, kun olet poissa kaupungista konferenssissa. Voi olla hyödyllistä, kun tapahtuman järjestäjät julkaisevat aikataulun järjestetyistä ryhmäliikuntaaktiviteeteista. Voit esimerkiksi saada paikalliseen alueeseen perehtyneen toimikunnan jäsenen järjestämään päivittäisiä kävely- tai juoksulenkkejä tai varata tapahtumapaik alta alueen ryhmäliikuntatunteja varten niille, jotka haluavat osallistua.
Attendee Door -palkinnot
Ihmiset rakastavat voittamista, joten voi olla hienoa tarjota osallistujille tapoja rekisteröityä ja voittaa ovipalkintoja tapahtuman aikana. Voit sisällyttää sponsoroivan organisaation tarjoamia ovipalkintoja sekä myyjien lahjoittamia esineitä. Jotkut ryhmät voivat esimerkiksi myöntää rahallisen pääpalkinnon (järjestön tai sponsorin rahoittaman) sekä pienempiä messujen näytteilleasettajien lahjoittamia palkintoja.
Monet ryhmät hallitsevat ovipalkintojen jakoprosessia tarjoamalla osallistujille bingokortit, joihin on täytetty kunkin sponsorin nimi tai useat ensimmäiset myyjät, jotka rekisteröityvät ja maksavat. Osallistujien on vierailtava määritetyissä kopeissa saadakseen yksilölliset leimat tai allekirjoitukset, minkä jälkeen täytetyt kortit merkitään arvontaan. Kortit vedetään enn alta määrättynä ajankohtana (yleensä päivän päätteeksi), ja palkinnot jaetaan osallistujille, jotka ovat paikalla.
Joissakin tapahtumissa ovipalkintoja saaneet myyjät jakavat heidät keräämällä osallistujilta käyntikortteja tai skannaamalla viivakoodeja heidän merkeistään.
Näyttelyoven palkinnot
Jotkut ryhmät tarjoavat myös ovipalkintoja näytteilleasettajille keinona saada konferenssia taloudellisesti tukevia henkilöitä ja yrityksiä lisää mukaan. Yksi vaihtoehto on arvota yhden tai kahden näytteilleasettajan nimet saadakseen ilmaista osastotilaa seuraavan vuoden tapahtumaan. Voit myös harkita myyjien edustajien nimien piirtämistä hauskojen palkintojen myöntämiseksi, joista he nauttivat. He arvostavat sitä, ja se saattaa auttaa heitä kannustamaan työnantajiaan osallistumaan ensi vuonna!
Arviointi
On tärkeää saada palautetta tämän vuoden osallistujilta sekä myyjiltä ja sponsoreilta. Tarjoa kaikille osallistujille mahdollisuus täyttää arviointilomake. Voit jakaa paperiarvioita tilaisuudessa tai seurannassa lähettämällä kyselyn muutaman päivän sisällä. Riippumatta siitä, kuinka pyydät palautetta, on tärkeää, että teet sen! On myös tärkeää, että kuuntelet! Julkaise tulokset ja ota huomioon saamasi palaute, kun alat suunnitella ensi vuoden tapahtumaa.
Hyvää konferenssia
Vaikka tämä ei ole kattava luettelo kaikista mahdollisista aktiviteeteista, jotka voitaisiin sisällyttää konferenssiin, se on loistava lähtökohta. Tarkista nämä ideat ja kannusta muita seuraavan tapahtumasi suunnittelussa mukana olevia tekemään samoin. Käytä oppimaasi tiettyjen aktiviteettien valitsemiseen ja lähtökohtana pohtimaan muita ideoita, jotka voivat auttaa tekemään tapahtumastasi entistä houkuttelevamman kohdeyleisöllesi. Siellä on paljon konferensseja, joten on tärkeää ryhtyä toimiin varmistaaksesi, että omasi tarjoaa arvokkaita ammatillisia kehittymismahdollisuuksia ja resursseja sekä hauskaa.