Tehokkaan vapaaehtoisviestinnän ylläpitäminen on välttämätöntä jokaisen voittoa tavoittelemattoman organisaation menestykselle. Jotta vapaaehtoiset pysyvät energisinä ja sitoutuneina työhönsä, on tärkeää kertoa heille, mitkä organisaation tarpeet ovat, ilmaista arvostusta heidän ponnisteluistaan ja varmistaa, että he ymmärtävät, kuinka tärkeitä heidän panoksensa ovat. Tehokas viestintä on ratkaiseva tekijä kestävien suhteiden rakentamisessa vapaaehtoisten kanssa.
Lisää vapaaehtoistyöosio verkkosivustollesi
Vapaaehtoiskohtaisen osion lisääminen verkkosivustollesi on loistava tapa kommunikoida nykyisten vapaaehtoisten kanssa ja houkutella uusia. Perustamalla vapaaehtoisten viestintäkeskuksen ja ylläpitämällä sitä ryhmäsi verkkosivustolla helpotat vapaaehtoisten pysymistä organisaatiossa tapahtuvan ajan tasalla. Muista esitellä kuvia tai videoita, jotka näyttävät vapaaehtoisia toimimassa (heidän luvalla). Voit myös julkaista asioita, kuten vapaaehtoistyömahdollisuuksia, tulevia toimikuntien kokouksia ja muuta vapaaehtoisia kiinnostavaa tietoa. Riippuen siitä, kuinka kehittynyt verkkosivustosi on, saatat pystyä tarjoamaan vapaaehtoisille tavan ladata asiakirjoja, seurata aukioloaikojaan tai tarkastella koulutusmateriaaleja.
Tutustu vapaaehtoisiin kyselyn kautta
Kysely on hyödyllinen viestintäväline, jolla voit tutustua vapaaehtoisiin ja selvittää, miten he haluaisivat olla mukana organisaatiossasi. Harkitse kyselyn tarjoamista verkkosivustosi vapaaehtoisten kautta tai sisällytä se sähköpostimalliin, joka lähetetään uusille vapaaehtoisille. Siinä pitäisi olla vain muutama kysymys, joiden avulla voit saada käsityksen siitä, minkä tyyppisiin vapaaehtoistoimintaan he haluaisivat osallistua ja mitä taitoja heillä on. Pyydä jotakuta tarkistamaan tulokset ja ottamaan sitten henkilökohtaisesti yhteyttä komiteoihin tai hankkeisiin, jotka vastaavat heidän etujaan. Laita nämä tiedot vapaaehtoisten tietokantaan, jota voidaan käyttää jatkossa ilmoittamaan ihmisille, kun uusia projekteja tulee saataville.
Yhdistä vapaaehtoisiin sosiaalisen median kautta
Hyödynnä organisaatiosi sosiaalista mediaa viestintävälineenä vuorovaikutuksessa vapaaehtoisten ja muiden sidosryhmien kanssa. Kannusta vapaaehtoisia seuraamaan organisaation sosiaalisen median sivuja ja palauttamaan palvelus, esimerkiksi seuraamalla heitä takaisin Twitterissä tai Instagramissa. Julkaise kuvia ja kuvatekstejä, jotka korostavat ryhmäsi vapaaehtoisten panosta, sekä linkit ryhmän tiedotusvälineisiin. Kannusta vapaaehtoisia vuorovaikutukseen kommentoimalla ja/tai jakamalla organisaation viestejä. Edistä vapaaehtoisten sitoutumista organisaation yleisiin viestintätoimiin perustamalla sosiaalisen median komitea koordinoimaan tai avustamaan sosiaalisessa mediassa.
Julkaise vapaaehtoisten uutiskirje
Monet voittoa tavoittelemattomat järjestöt lähettävät uutiskirjeen vapaaehtoisille sekä lahjoittajille, rahoitustoimistoille, kuluttajasuosittelijoille ja muille ryhmille kuukausittain tai neljännesvuosittain. Uutiskirjeen jakaminen on loistava tapa kertoa kiinnostuneille hyväntekeväisyysryhmän viimeaikaisista saavutuksista, nykyisistä projekteista ja tulevista tavoitteista. Se on myös erinomainen keino tunnustaa erinomaisten vapaaehtoisten panos. Riippuen siitä, keitä vapaaehtoiset ja muut kiinnostuneet osapuolet ovat, saatat joutua tulostamaan ja lähettämään uutiskirjeen tai sinua voi palvella paremmin sähköinen uutiskirje. Harkitse sidosryhmien kutsumista tilaamaan haluamansa toimitusvaihtoehto.
Ylläpidä henkilökohtaista yhteyttä
Kun kyse on suhteiden rakentamisesta vapaaehtoisten kanssa, mikään ei voi korvata henkilökohtaista yhteyttä henkilöihin, jotka lahjoittavat avokätisesti aikaansa ja kykyjään organisaatiollesi. On suositeltavaa ajoittaa säännöllisesti kasvokkain tapaamisia vapaaehtoisten kanssa, jotka pitävät puheenjohtajina tai muita avainrooleja, joiden avulla hyväntekeväisyysryhmäsi voi suorittaa tehtävänsä. Säännöllinen vapaaehtoisten soittaminen sisäänkirjautumiseen voi olla tehokas tapa ylläpitää yksilöllistä yhteyttä ilman, että heidän tarvitsee varata aikaa muodolliseen, henkilökohtaiseen keskusteluun tai videoneuvotteluun. Toimitusjohtaja voi myös asettaa chat-aikoja, jolloin vapaaehtoisia rohkaistaan käymään tai soittamaan henkilökohtaista yhteyttä varten.
Yhdistä toimikunnan kokousten kautta
Vapaaehtoisten toimikuntien kokoukset voivat olla olennaisia kaikentyyppisten projektien onnistumiselle. Kun uusi projekti on alkamassa, on suositeltavaa pitää tapaaminen vapaaehtoistyöstä kiinnostuneiden kanssa, jotta heillä on mahdollisuus saada lisätietoja siitä, millaisia rooleja on tarjolla ja millaista aikasitoutumista kukin saattaa vaatia. Kun toimikunta on muodostettu, joko erityisprojektia tai käynnissä olevaa työryhmää varten, säännölliset kokoukset ovat edelleen tärkeitä prosessin hallinnassa ja tehokkaan vapaaehtoisviestinnän ylläpitämisessä. Tapaamisille on parasta laatia tietty aikataulu, esimerkiksi joka kuukauden kolmas tiistai, jotta vapaaehtoiset voivat tehdä suunnitelmia etukäteen.
Pyydä vapaaehtoisia antamaan palautetta
Kommunikoinnin tulee sujua molempiin suuntiin. Yhtä tärkeää on kannustaa vapaaehtoisia jakamaan ajatuksiaan ja ideoitaan organisaation ja sen johtajien kanssa kuin varmistaa, että tieto kulkee vapaaehtoisille. On monia tapoja, joilla vapaaehtoisten on helppoa antaa palautetta tai jakaa ehdotuksia. Jos vapaaehtoisia käy toimistossa säännöllisesti, aseta ehdotuslaatikko. Tai määritä palaute@-sähköpostiosoite, jota vapaaehtoiset voivat käyttää milloin tahansa. On myös hyvä tapa varata aikaa palautteen ja ehdotusten jakamiseen kokousten esityslistoista. Saatat jopa haluta isännöidä ajoittain kohderyhmiä palautteen tutkimista ja keskustelua varten. Tärkeintä on, että vapaaehtoisten on helppo antaa palautetta.
Isännöi vapaaehtoisten kokoontumisia
Tarjoa vapaaehtoisille mahdollisuuksia olla yhteydessä toisiinsa sosiaalisten tapaamisten kautta, joihin ei vaadita aikaa tai rahaa. Harkitse määräajoin vain vapaaehtoisille tarkoitetun mikserin järjestämistä toimistossasi tai hallituksen jäsenen tai komitean puheenjohtajan kotona. Kutsu kaikki vapaaehtoiseksi ilmoittautuneet tietyn ajan sisällä. Riippuen organisaatiosi budjetista, voit tarjota virvokkeita, tai voi olla parempi suunnitella potluck. Tärkeintä on tarjota ihmisille, jotka ovat kiinnostuneita organisaatiostasi, tapa tutustua toisiinsa ja alkaa muodostaa siteitä. Loppujen lopuksi vapaaehtoisesi pysyvät paljon todennäköisemmin mukana organisaatiossa, jos myös heidän ystävänsä ovat mukana.
Tunnusta vapaaehtoistyöstä
Varmista, että vapaaehtoiset saavat tunnustusta heidän suunnittelemastaan tärkeästä roolista, jonka avulla organisaatiosi voi täyttää tehtävänsä tai muuten auttaa tärkeitä asioita. Varmista, että julkisissa maininnoissa organisaatiosta tunnustetaan vapaaehtoiset sen sijaan, että keskitytään liikaa toiminnanjohtajaan tai muihin henkilöstön jäseniin. Esimerkiksi, kun haet organisaatiolle julkisuutta, ohjaa median jäseniä tai bloggaajia haastattelemaan työntekijöiden lisäksi valiokuntien puheenjohtajia tai hallituksen jäseniä. Kun julkaiset kuvia järjestön toiminnasta, valitse kuvia, joissa esiintyy vapaaehtoisia. Kun mainostat erityistapahtumien varainkeräyksiä, harkitse toimikunnan jäsenten nimen lisäämistä ilmoitukseen.
Ilmoita muodollisesti kiitosta vapaaehtoisille
Tunnustaminen on tärkeää, mutta niin on myös arvostus. Muista kiittää vapaaehtoisia sekä kasvokkain että virallisilla kiitoskirjeillä. Harkitse vapaaehtoisten arvostustapahtuman järjestämistä vähintään kerran vuodessa, kuten vain vapaaehtoisille tarkoitetun lounaan tai muun kokoontumisen, joka sisältää vapaaehtoisen kiitospuheen ja palvelupalkinnot. Tarjoa plaketteja tai muita palkintoja vapaaehtoisille, jotka ovat antaneet erityisen merkittävän panoksen ryhmän hyväksi tai ovat pitkäaikaisia tukijoita. Harkitse vuosien palvelupalkintoja tärkeistä virstanpylväistä sekä paperisia tunnustuskirjoja kaikille vapaaehtoisille.
Käytä erilaisia vapaaehtoisten viestintävälineitä
Jokaisen organisaation, joka luottaa vapaaehtoisten palvelukseen, on ryhdyttävä toimiin ottaakseen mukaansa ja pitääkseen ne, jotka jakavat aikansa ja kykynsä, sekä rekrytoidakseen uusia ihmisiä auttamaan. Mikään ei korvaa tehokkaan yhteydenpitoa vapaaehtoisten kanssa. Erilaisten viestintätyökalujen käyttäminen auttaa sinua rakentamaan ja saamaan mukaan vahvan vapaaehtoisryhmän, joka on sitoutunut organisaatioosi. Tehokkaan vapaaehtoisen viestinnän avulla pystyt rakentamaan kiinteitä suhteita henkilöiden kanssa, jotka todennäköisesti jatkavat yhteistyötä hyväntekeväisyysjärjestösi kanssa tulevina vuosina.
