Tapahtuman suunnittelu organisaatiollesi on stressaavaa ja erittäin aikaa vievää. Hyvin organisoituminen voi lievittää stressiä ja säästää aikaa. Yksi tärkeä näkökohta suunnittelussa on kutsu. Kutsu ilmoittaa ihmisille tulevasta tapahtumasta ja pyytää heitä osallistumaan. Usein he kuulevat tapahtumasta ensimmäistä kertaa, joten on tärkeää kertoa kutsusta kaikki yksityiskohdat.
Peruskutsuelementit
Kutsuun sisällytettävät peruselementit ovat:
- Tapahtumaa isännöivä organisaatio
- Päivämäärä
- Aika
- Paikka
- Vastaanottopyynnön yhteystiedot
- Tapahtumaan osallistumishinta
On myös tärkeää lähettää kutsu ajoissa. Tämä tarkoittaa vähintään kuudesta kahdeksaan viikkoa ennen tapahtumaa. Tämä antaa vieraille aikaa vastata ja suunnitella sen mukaisesti.
Varainkeruukutsujen kirjoittaminen
Oikean sanamuodon valitseminen voi antaa varainkeruutapahtumasi sävyn ja kertoa vieraille tapahtuman muodollisuudesta ja siitä, mitä heidän tulee odottaa.
Kutsuohjeet
Joitakin ohjeita, jotka on otettava huomioon kutsua kirjoittaessa:
- Muista ilmoittaa selkeästi, kuka hyötyy tapahtumasta.
- Sisällytä tapahtumaan liittyviä yksityiskohtia, kuten onko illallinen tarjolla vai onko siellä kassabaari.
- Muista mainita tapahtuman muodollisuus. Jos tapahtuma on muodollinen, mainitse, että se on musta tie, jotta vieraat ovat tietoisia pukukoodista.
- Anna aina yhteystiedot, jos vierailla on kysyttävää.
- Jos tapahtuma on vieraassa paikassa, harkitse ohjeiden sisällyttämistä kutsuun.
Muita huomioita
Muita huomioitavia asioita kutsua kirjoittaessa:
- Teema:Valitse teema ja sisällytä se kutsuun. Jos tapahtuma on esimerkiksi golfretki, käytä kutsussa golfteemaa.
- RSVP: Liitä mukaan aina vastauskortti, jonka asiakkaat voivat lähettää takaisin. Kortissa tulee olla paikka, johon kirjoitetaan vieraan nimi ja mikä tahansa maksutapa tarvittaessa.
- Ole ainutlaatuinen: Jos tapahtumassasi on jotain ainutlaatuista, mainitse se kutsussa houkutellaksesi vieraita. Esimerkiksi hiljainen tai live-huutokauppa voidaan mainita tai jos siellä on erityistä viihdettä.
Malli kutsun sanamuoto
Varainkeruukutsun voi esittää loputtomasti. Voit käyttää seuraavia esimerkkejä oppaana oman kutsusi kirjoittamiseen:
Näyte 1
Vuotuinen hattulounas
Liity meille iltapäivälounaalle
Sijainnissa
Päivänä ja kellonaikaan
Lounas tarjoillaan klo 13.00. ilmaisen viinin kanssa
Parhaasta hatusta jaetaan palkinnot
Pysäköintipalvelu
50 dollarin lahjoitus hyödyttää organisaatiota
Näyte 2
Sinut on kutsuttu tapahtuman nimeen
Päivämäärä
Sijainti
18.00 Cocktaileja ja alkupaloja
Kassabaari
19.30 illallinen
Hiljainen ja live-huutokauppa
Black Tie arvostettu
ABC:stä hyötyminen
Houkuttele vieraita tapahtumaasi
Muista, että kutsu on usein ensimmäinen asia, jonka vieraat näkevät ilmoittaakseen heille tapahtumastasi. Muista valita kutsu huolellisesti ja ilmaista se selkeällä tavalla, joka antaa vieraille yksityiskohtaista tietoa siitä, mitä odottaa. Kun luot kutsuja varainkeruutapahtumaan, pidä aina mielessäsi sävy, jonka haluat asettaa tapahtumallesi, ja ota se huomioon sanamuodossasi. Ole niin luova kuin haluat houkutellaksesi vieraita varainkeruutapahtumaasi ja tukemaan asiaasi.
